Instalasi, Konfigurasi, dan Penggunaan SugarCRM pada Linux Fedora 24

Hai hai hai. Kita ketemu lagi

Kali ini saya akan membahas mengenai sebuah aplikasi CRM (Customer Relationship Management), yaitu SugarCRM!

Apa sih SugarCRM itu ? saya mengutip dari jawaban salah satu user di Quora. SugarCRM merupakan sebuah aplikasi CRM (Customer Relationship Management) yang dapat melakukan otomatisasi sales-force, marketing campaigns, customer support, collaboration, Mobile CRM, Social CRM, dan Pelaporan berkala.

Nah, pada artikel ini akan dibahas bagaimana cara melakukan instalasi, konfigurasi, serta contoh pemakaian dari SugarCRM Community Edition pada Linux Fedora versi 24. SugarCRM adalah aplikasi CRM dengan platform web berbasis cloud sehingga memerlukan koneksi internet untuk dapat menggunakannya secara penuh. Karena berbasis cloud, platform yang dibutuhkan hanyalah web browser untuk mengaksesnya dan SugarCRM juga dapat dipasang pada sistem operasi lainnya (multi-platform).

Artikel ini menggunakan SugarCRM Community Edition karena versi tersebut gratis dan open source, sehingga dapat dipakai oleh siapapun tanpa perlu membelinya. Namun, Community Edition dari SugarCRM hanya berhenti sampai versi 6.5.x saja dan tidak ada versi lanjutannya.

Spesifikasi Minimum
SugarCRM yang digunakan adalah SugarCRM Community Edition versi 6.5.22 yang masuk ke kategori versi 6.5.X diwebsitenya. Berdasarkan websitenya, untuk spesifikasi sistem operasi, Linux versi berapapun selama masih mendukung versi PHP yang diperlukan, sedangkan Windows Server 2003, 2008, ataupun Windows 7. Untuk spesifikasi software yang digunakan, berdasarkan website dari sugarCRM sendiri diperlukan:
- PHP versi 5.3
- MySQL Server 5.1, 5.2 atau SQL Server versi 2005, 2008, dan 2008 R2

- Apache versi 2.0, 2.2 atau IIS versi 7.0, 7.5

Pada artikel ini, SugarCRM akan diinstall pada sistem operasi linux Fedora 24. Adapun perangkat lunak yang akan digunakan untuk menunjang instalasi, konfigurasi dan penggunaan SugarCRM pada fedora adalah sebagai berikut :
- PHP versi 5.6 beserta driver PHP untuk database dan web server.
- MariaDB versi 3.10 sebagai database server pengganti MySQL.
- Apache versi 2.4 sebagai web server untuk menyajikan SugarCRM ke interface web.

Instalasi SugarCRM

Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan instalasi SugarCRM pada Linux Fedora 24:

1. Instalasi Paket Software
Langkah awal sebelum melakukan instalasi SugarCRM, kita perlu mempersiapkan software-software yang diperlukan untuk mendukung instalasi dan penggunaan SugarCRM pada Linux. Karena menggunakan Fedora, kita dapat menggunakan aplikasi package managernya, yang disebut dengan dnf, untuk menginstall software yang diperlukan seperti yang disebutkan pada bagian sebelumnya. Tahap ini mengasumsikan kalian telah melakukan update repository sebelumnya pada Fedora kalian, jika belum silahkan update terlebih dahulu sebelum melakukan tahapan ini.

Buka Aplikasi terminal linux, lalu jalankan baris perintah berikut sebagai root (superuser) :

dnf install httpd mariadb-server mariadb php php-mysql php-pdo php-gd php-mbstring php-imap php-zip php-xml libxml2 libxml2-devel

Jika muncul sebuah prompt, tekan y dan enter untuk melanjutkan proses instalasi, atau tambahkan -y didepan install pada baris perintah diatas sehingga menjadi :

dnf -y install httpd mariadb-server mariadb php php-mysql php-pdo php-gd php-mbstring php-imap php-zip php-xml libxml2 libxml2-devel wget unzip

Baris perintah tersebut akan menginstall software-software yang diperlukan untuk melakukan instalasi SugarCRM beserta depedencies yang diperlukan oleh software tersebut. Tunggu sampai proses download dan instalasi paket software tersebut selesai untuk lanjut ke tahap selajutnya.

Contoh output instalasi software pada terminal linux

Setelah melakukan instalasi paket software yang diperlukan. Kita harus melakukan konfigurasi terhadap software tersebut terlebih dahulu agar sesuai dan dapat berjalan dengan baik.

2. Konfigurasi MariaDB

Pertama, kita akan melakukan konfigurasi MariaDB untuk bertindak sebagai database server kita yang akan menampung data yang masuk dan diperlukan oleh SugarCRM. Setelah menginstall, kita perlu menjalankan service mariaDB untuk dapat digunakan. Masukkan baris perintah berikut pada terminal Linux sebagai root :

systemctl start mariadb

Lalu, untuk memudahkan konfigurasi setelah menginstall mariaDB, kita jalankan perintah berikut pada terminal linux sebagai root (superuser) :

mysql_secure_installation

Lalu akan muncul beberapa prompt, isikan Y pada semua form, dan pada awal prompt, kita diminta untuk mengganti password akun root dari aplikasi mariaDB (bukan akun root dari linux). Secara default, password untuk akun root mariaDB dikosongkan, sehingga pada prompt awal kita cukup menekan tombol enter.

 Prompt awal saat menjalankan perintah mysql_secure_installation

Setelah proses konfigurasi mariaDB selesai, selanjutnya adalah membuat user baru dan database baru yang akan dipakai oleh SugarCRM nantinya. Untuk melakukannya kita cukup ketikkan baris perintah berikut sebagai root (superuser) :

mysql -u root -p

Lalu kita akan diminta untuk memasukkan password akun root dari mariaDB. Setelah itu kita telah masuk ke window aplikasi dari MariaDB. Pada window tersebut ketikkan baris perintah berikut untuk membuat database dan user yang diperlukan oleh Sugar CRM :

- create database sugarcms;

- grant all privileges on sugarcms.* to ‘admincms’@’localhost’ identified by ‘admin123’;

- flush privileges;

Tentunya beberapa baris perintah diatas dapat kalian ganti sesuai keinginan kalian, seperti nama database sugarcms, nama user admincms dan passwordnya ‘admin123’. Setelah melakukan hal tersebut, keluar dari mariaDB dengan menggetikkan exit.

Pembuatan user dan database untuk SugarCRM

3. Konfigurasi Selinux

Linux memiliki beberapa aplikasi keamanan bawaan yang membuat Linux lebih sulit untuk dihack dibandingkan dengan sistem operasi lain, salah satu dari aplikasi tersebut adalah firewall bawaan dari linux yaitu Selinux. Kita perlu menon-aktifkan selinux agar webserver yang menyajikan SugarCRM nantinya dapat diakses oleh komputer lain dijaringan yang sama. Jika tidak kita aktifkan, maka web server dianggap tidak aktif pada saat diakses dari komputer lain. Untuk melakukannya kita masukkan baris perintah berikut pada terminal linux sebagai root:

- setenforce 0 
- chcon -R -t httpd_sys_content_rw_t /var/www/html

Baris perintah diatas sebenarnya tidak mematikan service selinux secara keseluruhan melainkan membuatnya lebih ‘longgar’ dan hanya mengizinkan konten dari server webserver saja yang dapat diakses dari luar.

Contoh output dari proses konfigurasi selinux

4. Konfigurasi PHP 5.6

Karena SugarCRM dibuat menggunakan PHP, maka kita perlu membuat beberapa penyesuaian agar PHP yang akan digunakan oleh web server kita dapat menjalankan SugarCRM dengan baik dan benar. Untuk melakukannya kita harus mengedit isi file dari php.ini yang berlokasi pada folder /etc dilinux. Kalian dapat menggunakan aplikasi text editor kesukaan kalian untuk mengedit isinya, namun diartikel ini menggunakan nano sebagai text editornya dan dilakukan menggunakan user root :

- nano /etc/php.ini

Yang perlu kita ubah pada file ini adalah :

- cari dan ubah upload_max_filesize dari 2M menjadi 7M

- cari dan uncomment baris date.timezone sesuai dengan timezone sistem kalian. Pada artikel ini timezone yang digunakan adalah America/Chicago

Setelah selesai mengedit isi file php.ini, kita harus merestart service dari web server kita (apache) dengan mengetikkan baris perintah :

systemctl restart httpd => atau bila tidak bisa => systemctl restart apache2

5. Konfigurasi Apache

Setelah konfigurasi database, selinux, dan php selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi dari apache yang akan bertindah sebagai web server kita untuk menyajikan sugarCRM pada interface web dan melakukan instalasi sugarCRM pada server kita.

Pertama, kita perlu mendownload file SugarCRM Community Edition versi 6.5 yang akan kita install dan gunakan pada server kita. Kita dapat mendownloadnya langsung melalui terminal linux dengan memasukkan baris perintah berikut sebagia user root :

wget http://liquidtelecom.dl.sourceforge.net/project/sugarcrm/1%20-%20SugarCRM%206.5.X/SugarCommunityEdition-6.5.X/SugarCE-6.5.22.zip

Baris perintah diatas akan mendownload file SugarCRM versi 6.5 dari link yang disediakan pada perintah tersebut dan meletakkan file yang didownload pada post working directory pada linux kita. 

Proses download file SugarCRM

Setelah selesai, selanjutnya kita perlu mengextract isi file tersebut (karena merupakan file zip) dan mengcopy hasil extractnya ke direktori /var/www/html agar webserver kita dapat menjalankan dan menyajikan tampilan instalasi SugarCRM pada interface web. Langkah yang harus dilakukan adalah dengan mengetikkan baris perintah berikut pada terminal linux sebagai user root :

- unzip SugarCE-6.5.22.zip

- cp -rf SugarCE-Full-6.5.22/* /var/www/html/

- ls /var/www/html/

Baris perintah diatas akan mengextract konten yang ada pada file zip, mengcopy isinya ke direktori /var/www/html dan menampilkan isi dari direktori /var/www/html untuk mengecek apakah file berhasil di copy atau tidak ke direktori tersebut.

 Contoh tampilan output dari perintah ls

Selanjutnya adalah melakukan proses owning file yang ada pada direktori /var/www/html ke user apache. Hal ini perlu dilakukan agar file tersebut dapat digunakan dan dimodifikasi oleh web server. Untuk melakukan hal tersebut, masukkan baris perintah berikut :

- cd /var/www/html

- chmod -R 775 custom/ cache/ modules/ upload/

- chmod -R 775 config.php config_override.php

- chgrp apache custom/ cache/ modules/ upload/

- chgrp apache config.php config_override.php

- touch .htaccess

- chmod 775 .htaccess && chgrp apache .htaccess

Proses owning file untuk web server

Selanjutnya, kita perlu mengedit file konfigurasi dari web server agar web server dapat diakses dan dapat melakukan manipulasi pada file yang telah di owning sebelumnya. Untuk melakukannya kita perlu membuka file httpd.conf yang secara default berada pada direktori /etc/httpd/conf/. kalian dapat menggunakan aplikasi text editor kesukaan kalian, namun diartikel ini menggunakan nano sebagai text editornya :

- nano /etc/httpd/conf/httpd.conf

Lalu ubah pada baris AllowOverride None menjadi AllowOverride All. Lalu save file tersebut.

Selanjutnya, kita perlu membuat user apache (web server) memiliki kontrol penuh terhadap apa yang terjadi pada direktori /var/www/html dan menonaktifkan service firewall lainnya dari linux, firewalld, agar web server dapat diakses dari komputer lain. Caranya adalah dengan memasukkan baris perintah berikut pada terminal Linux sebagai user root:

- chown apache:apache -R /var/www/html

- chmod -R 0775 /var/www/html

- systemctl stop firewalld

Proses menonaktifkan service firewalld dan owning direktori

Instalasi SugarCRM CE 6.5

Setelah seluruh proses konfigurasi software-software penunjang instalasi SugarCRM, langkah selanjutnya tentu adalah melakukan instalasi SugarCRM itu sendiri. Kita dapat melakukan proses instalasi dengan mengakses web server kita pada web browser. Cara mengaksesnya kita dapat mengakses melalui IP server kita pada jaringan atau melalui IP loopback.

Saat mengakses web server melalui web browser dengan menggetikan IP server pada URL bar. Kita akan disajikan dengan tampilan sebagai berikut :

Tampilan wizard (awal) instalasi SugarCRM

Untuk memulai instalasi kita klik tombol next yang ada pada bagian kanan bawah. Selanjutnya, kita akan ditampilkan list yang perlu/telah dilakukan sebelum menginstall sugarCRM, kita klik tombol next kembali karena kita telah melakukannya. 

Selanjutnya, kita ditampilkan halaman mengenai lisensi pemakaian dari sugarCRM community edition ini. Kita centang box “I Accept” dan klik tombol next.

Selanjutnya, kita akan diarahkan ke halaman Instalation Options. Pada halaman ini pilih Custom Install dan klik tombol next. 

Lalu, kita akan diarahkan ke halaman yang mengharuskan kita memilih tipe database yang kita gunakan untuk SugarCRM. Kita pilih MySQL karena kita menggunakan database server MariaDB sebagai pengganti MySQL. 

Lalu kita diarahkan ke halaman yang mengharuskan kita mengisi user dan nama database yang akan digunakan oleh SugarCRM. Karena kita sebelumnya sudah membuat databasenya dan membuat user khusus untuk sugarCRM, kita masukkan keduanya pada halaman ini sebagai berikut:

Setelah memasukkan sesuai dengan gambar diatas, klik tombol next. Selanjutnya kita akan diarahkan ke halaman untuk mengatur URL untuk mengakses SugarCRM, nama sistem SugarCRM (defaultnya SugarCRM), sistem encoding string yang dipakai, dan pembuatan user admin untuk login kedalam sugarCRM sebagai administrator. Kita dapat mengisikannya sebagai berikut:

Setelah mengisi, klik tombol next kembali. Lalu proses instalasi akan berjalan. Setelah proses instalasi selesai, kita akan diarahkan ke halaman post installation SugarCRM. Pada halaman ini, hilangkan semua centang yang ada pada box lalu klik tombol next.

Kemudian kita akan diarahkan ke halaman login dari SugarCRM. Kita dapat login menggunakan user administrator yang kita buat sebelumnya untuk selanjutnya melakukan konfigurasi awal sebelum dapat mulai menggunakan SugarCRM.

Konfigurasi SugarCRM

Setelah selesai melakukan instalasi SugarCRM Community Edition versi 6.5, hal yang kita harus lakukan selanjutnya adalah melakukan konfigurasi awal sistem SugarCRM kita sebelum kita mulai menggunakannya. Untuk melakukannya, pertama kita harus login pada halaman login sugarCRM. Proses konfigurasi awal ini hanya dilakukan sekali secara otomatis oleh sistem saat selesai install dan pertama kali melakukan login sebagai administrator.

Setelah melakukan login, kita akan diarahkan ke halaman yang akan menanyakan apakah kita ingin melakukan konfigurasi awal sugarCRM atau tidak, kita tekan tombol Yes dan kita akan diarahkan ke halaman pengaturan Branding.

Pada halaman tersebut kita dapat memasukkan nama branding perusahaan kita dan logo yang digunakan. Jika sudah menentukan nama dan gambar logo, klik tombol next. Selanjutnya, kita diarahkan ke halaman Pengaturan Sistem Lokal dari SugarCRM. Di halaman ini kita akan menentukan format waktu, tanggal, gelar, mata uang, dan bahasa yang akan digunakan oleh sistem SugarCRM. Kalian dapat mengisikannya dengan isian lain, namun artikel ini mengisi halaman tersebut sebagai berikut:

Setelah selesai mengisi, kita klik tombol next yang selanjutnya diarahkan ke halaman yang mengharuskan kita mengisi informasi detail mengenai user administrator yang kita gunakan. Isikan sesuai keinginan kalian, artikel ini mengisikan halaman tersebut sebagai berikut:

Setelah selesai mengisi dan mengklik tombol next. Akhirnya kita akan diarahkan homepage dashboard dari SugarCRM untuk mulai menggunakan SugarCRM.

Penggunaan SugarCRM

Berikut adalah beberapa contoh penggunaan menu dan sub menu yang disediakan pada SugarCRM CE versi 6.5

1. Menu Sales

Menu ini memungkinkan kita mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan bagian Sales dari perusahaan. 

Sub Menu Accounts

Sub menu ini memungkinkan kita untuk membuat, mengubah, menghapus akun dari pelanggan, vendor, partner dan lain-lain. Untuk membuat akun baru, kita dapat menggunakan action Create Account. Berikut adalah salah satu contoh saat membuat akun baru terkait Billing Address dan Shipping Address dari pelanggan :

Setelah mengisi dan menklik tombol save, kita akan ditampilkan hasil dari akun yang telah kita buat, kita dapat mengubah informasi akun tersebut dengan mengklik edit.

Kita dapat melihat daftar akun yang ada pada database SugarCRM dengan menggunakan action View Accounts yang ada pada sub menu ini. 

2. Menu Admin

Pada menu ini kita dapat melakukan segala proses administrasi dari sistem SugarCRM.

Sub Menu Password Management

Pada sub menu ini, kita dapat melakukan pengelolaan dan konfigurasi keamanan data password dari sistem SugarCRM.

Tampilan salah satu pilihan sub menu pada menu admin kategori users

Tampilan dari sub menu Password Management

Sub Menu User Management

Sub Menu ini memungkinkan kita untuk melakukan pengelolaan data username dan password yang ada dan dapat digunakan untuk login kedalam sistem SugarCRM. Terdapat beberapa action yang bisa kita lakukan. Untuk membuat sebuah user baru, kita gunakan action create user. Kita dapat mengisikan sebagai berikut untuk membuat sebuah user baru yang bukan termasuk sebagai administrator :

Tampilan dari pembuatan user baru

Setelah klik tombol save dari proses pembuatan user baru, kita akan disajikan hasil pembuatan user sebelumnya. Kita dapat mengklik tombol edit untuk mengubah informasi dari user tersebut.

Tampilan hasil pembuatan user baru.

Sub Menu Setup Email

Sub menu ini memungkinkan kita untuk mengelola dan mengatur email yang akan digunakan oleh sistem untuk mengirimkan email ke pelanggan ataupun calon pelanggan sebagai cara dalam melakukan campaign. Berikut contoh pengisian untuk melakukan setup email yang akan digunakan untuk campaign :

Selanjutnya kita diharuskan membuat sebuah akun email baru yang akan terkait dengan email yang kita gunakan. Berikut contoh pengisiannya :

Setelah kita klik next, kita akan disajikan simpulan hasil dari yang kita masukkan dalam melakukan setup email yang akan digunakan untuk campaign marketing perusahaan

3. Menu Marketing

Menu ini memunginkan kita melakukan segala sesuatu yang berkaitan dengan bagian marketing perusahaan. Seperti membuat sebuah campaign ke pelanggan dair perusahaan kita. 

Sub Menu Campaign

Sub menu ini berfungsi untuk mengatur perencanaan dan pembuatan campaign. Campaign akan dilakukan dengan mengirimkan email dapat berupa newsletter kepada daftar pada pelanggan perusahaan atau ke vendor perusahaan. 

Untuk membuat campaign, pertama kita akan membuat sebuah template email yang akan digunakan dalam mengirimkan newsletter kepada pelanggan atau calon pelanggan. Untuk melakukannya kita dapat menggunakan action Create Email Template. Lalu kita dapat isikan sebagai berikut:

Setelah selesai membuat, kita akan ditampilkan hasil dari pembuatan template sebelumnya. Kita dapat mengubahnya dengan mengklik tombol edit.

Setelah itu kita dapat membuat campaign yang baru dengan menggunakan action Create Campaign (Wizard) untuk melakukan promosi baik ke pelanggan ataupun calon pelanggan. Pada tampilan awal, kita akan membuat sebuah Newsletter.

Selanjutnya kita harus mengisikan campaign header untuk menentukan nama campaign dan user yang bertanggung jawab atas campaign tersebut dan juga tanggal dimulai dan berakhirnya campaign. Berikut adalah contoh pengisian campaign header :

Lalu kita diharuskan mengisi campaign budget. Berikut adalah contoh dalam mengisi campaign budget :

Setelah itu kita akan diarahkan ke halaman trackers dan subscription, kita dapat mengabaikannya dan membiarkannya secara default. Selanjutnya adalah mengisi bagian Marketing. Berikut adalah contoh dalam mengisi bagian Marketing :

Setelah semua terisi, kita akan diarahkan ke halaman yang menampilkan simpulan dari isian campaign kita.

Selain membuat campaign, kita dapat membuat sebuah Lead Form yang dapat digunakan untuk mendapatkan data mengenai pelanggan ataupun calon pelanggan yang termasuk kedalam campaign sebelumya. Untuk melakukannya kita dapat menggunakan action Create Lead Form. Lalu isikan sebagai berikut dengan mengklik Add All Field :

Selanjutnya klik tombol next.

Kita akan diarahkan untuk mengisi header form, deskripsi dari form, URL yang akan digunakan untuk post data yang diisikan oleh pengguna dan URL yang akan diarahkan saat mereka selesai mengisi form, serta menggaitkan form ke campaign tertentu dan user yang menjadi penanggung jawabnya. Berikut adalah contoh pengisiannya :

Setelah mengisi, klik tombol generate form untuk mulai proses pembuatan form. Form yang telah dibuat dapat didownload dan dapat diletakkan pada template email yang sebelumya telah dibuat. Berikut adalah tampilan dari form yang telah dibuat berdasarkan template default :

Kesimpulan

SugarCRM merupakan aplikasi CRM berbasis cloud yang dapat diinstall di sistem operasi apapun. Proses instalasi SugarCRM cukup sulit namun dapat dilakukan dengan baik. Penggunaan SugarCRM cukup mudah karena menggunakan interface web sehingga dapat diakses dimana saja selama terhubung ke jaringan yang sama dengan server. 

Referensi

- Cezar, Matei. How to Install SugarCRM Community Edition on CentOS7/6 and Debian 8. Techmint. 9 Februari 2016. Diakses pada tanggal 8 April 2018 pukul 20.30. https://www.tecmint.com/install-sugarcrm-community-edition-on-centos-debian-ubuntu/

- Jhosawa, Mohammed. What is SugarCRM?. Quora. 3 Februari 2016. Diakses pada tanggal 8 April 2018 pukul 20.00. https://www.quora.com/What-is-SugarCRM

- SugarCRM. Sugar 6.5.x Supported Platforms. SugarCRM. 28 Juni 2017. Diakses pada tanggal 8 April 2018 pukul 20.00. http://support.sugarcrm.com/Resources/Supported_Platforms/Sugar_6.5.x_Supported_Platforms/